Wat is master data management?

In een steeds veeleisender en uiterst competitieve economische omgeving moeten bedrijven zich voortdurend aanpassen aan veranderingen in de markt en de klant. In dit opzicht vormt het beheer van referentiegegevens een van de belangrijkste prestatie-elementen. Zo kunnen handelaren bijvoorbeeld levertijden aan hun klanten garanderen.

Het beheer van referentiegegevens of Master Data Management (MDM) is des te meer een prioriteit voor bedrijven die de gegevens van onder anderen klanten, leveranciers, partners, werknemers en producten bijhouden. Deze gegevens zijn vaak opgeslagen op heterogene systemen en applicaties, die verspreid zijn over de organisatie.

Hoe werkt Master Data Management?

Master Data Management is het geheel van organisaties, methoden en technologieën die nodig zijn voor de verwerking van bedrijfsgegevens. Referentiegegevens zijn, in tegenstelling tot transactiegegevens, fundamentele, unieke en strategische informatie voor de bedrijfsvoering van het bedrijf. Het moet als zodanig herkenbaar en erkend zijn in het hele bedrijf, ongeacht de afdeling die bezig is met de verwerking. Denk bijvoorbeeld aan de verkoopafdeling, productieopvolging, boekhoudafdeling en managementcontrole.

 In principe staat Master Data Management garant voor de homogeniteit en een goed beheer van informatie. Het maakt de gegevens uniek, geïntegreerd en afgestemd op bedrijfsdoelstellingen, belangrijke kwesties voor het concurrentievermogen van het bedrijf. Een Master Data Management aanpak gaat niet alleen over technologie, maar omvat ook het definiëren van een gemeenschappelijke taal voor het hele bedrijf of de hele organisatie.

Uitdagingen op financieel vlak

Net als in elke sector zijn er uitdagingen. Onder andere op het financieel vlak, in het bijzonder het ontbreken van een uniform en gecontroleerd beheer van de masterdata-kosten van het bedrijf in termen van efficiëntie, concurrentievermogen en verhoogd risico. Met andere woorden, een wanordelijk en ongecontroleerd beheer van belangrijke gegevens heeft een negatieve invloed op de financiële prestaties van een bedrijf. Master Data Management daarentegen heeft de volgende voordelen:

• verkort de time-to-market en levertijd;
• geeft een uniform overzicht van operationele informatie en helpt zo bij snelle en betrouwbare besluitvorming;
• leidt tot schaalvoordelen (kostenreductie, efficiëntie in de uitvoering van bedrijfsprocessen).

Uitdagingen op organisatorisch vlak

Bij het kiezen van een Master Data Management benadering moet grondig worden nagedacht over het governance-kader voor referentiegegevens. Dit is gebaseerd op een waardering van deze gegevens en specificeert de rollen en activiteiten van de betrokken actoren:

• de eigenaar van de gegevens, garant voor de functionele beschrijving, de modellering en kwaliteitscontrole;
• de gegevensbeheerder die verantwoordelijk is voor de kwaliteit ervan in overeenstemming met de vastgestelde regels;
• strategisch projectmanagement, verantwoordelijk voor het consistent ontwikkelen van benchmarks.

 Overigens zijn er ook competitief vlak vele voordelen te halen met Master Data Management, in het bijzonder klantenbinding, acquisitie van nieuwe klanten of nieuwe markten.

De succesfactoren van Master Data Management

De belangrijkste succesfactoren voor een succesvol Master Data Management project zijn:

• Sterke betrokkenheid van de beroepen;
• Ontwerp van technische systemen voor het verzamelen, structureren en rationaliseren van interne en externe gegevens;
• Identificatie en beschrijving van referentiegegevens;
• Inventarisatie van de eigenaren en beheerders van de gegevens en het beheer ervan;
• Implementatie van een change management systeem;
• Ontwikkeling van methoden, processen en hulpmiddelen voor informatieanalyse om beslissingen te informeren;
• Verspreiding van kennis om elke belanghebbende te voorzien van de beslissingsondersteunende elementen die echt nuttig zijn in hun werkingsgebied.