Hoe organiseer je een succesvol online evenement?

Online evenementen zijn de afgelopen jaren een enorm populaire manier geworden om bijeenkomsten voor een uitgebreid scala van onderwerpen te organiseren. Maar hoe ga je hiermee aan de slag? De volgende tips en richtlijnen zullen je helpen problemen met de logistiek te vermijden.

Het ontwikkelen van een strategie

Het is van vitaal belang om een plan te hebben voor jou online evenement. Dit betekent dat je een agenda moet opstellen, sprekers moet selecteren en gasten moet uitnodigen. Ongeacht de omvang van het evenement en het aantal deelnemers, moet jouw plan antwoord geven op de meest essentiële vragen, zoals waar het evenement moet plaatsvinden (bijv. Zoom, Skype of een andere virtuele omgeving), of het betaald of gratis moet zijn, wat het beste tijdstip is om het evenement te houden, enzovoort. Wanneer je deze vraagstukken hebt gedefinieerd, is het belangrijkste dat je ze begint te implementeren. Net als bij een persoonlijke ontmoeting is er altijd een kans dat er iets kan misgaan, maar een plan zal je een duidelijk idee geven van waar je moet beginnen en wat je moet doen.

Doe onderzoek

Afhankelijk van jouw onderwerp en het doelpubliek, is het belangrijk om de tijd te nemen om het nodige onderzoek te verrichten voor online events organiseren. Je kunt bijvoorbeeld aan de slag gaan met enquêtes om online in contact te komen met jouw publiek en ruim voor het evenement hun voorkeuren te achterhalen. Op die manier kom je er niet alleen achter wat de beste datum en het tijdstip van jouw evenement is, maar je zult er ook achter komen hoe geïnteresseerd jouw publiek is in het onderwerp van jouw evenement.

De promotie van jouw online evenement 

Veel mensen vergeten dat promotie van een virtueel evenement een van de meest essentiële zaken is voor succes. Net als bij face-to-face-evenementen moet je digitale platforms gebruiken om jouw evenement te promoten en de doelgroep aan te trekken. Verreweg de beste en goedkoopste kanalen om in te zetten, zijn de sociale media. 

Het kan bovendien de moeite waard zijn om wat extra middelen uit te trekken om een microsite voor evenement te maken met de belangrijkste informatie en een platform voor het registreren van deelnemers. 

Betrek het publiek

Als je zeker wilt zijn dat jouw doelgroep het evenement zal bijwonen, is het van belang om de juiste mogelijkheden voor hen in te plannen. Een online evenement hoeft geen saaie audiovisuele presentatie te zijn met eenrichtingscommunicatie – gebruik digitale hulpmiddelen om de deelnemers aan jouw evenement face-to-face te ontmoeten en geef het publiek de mogelijkheid om te communiceren. Dit betekent dat het programma van jouw online evenement moet beschikken over pauzes, tijd voor discussie, netwerkmogelijkheden, opiniepeilingen, quizzen en misschien zelfs spelletjes om het publiek geïnteresseerd en betrokken te houden.