Vergaderruimtes vaak weinig inspirerendHoewel iedereen het nut van vergaderen inziet, is er vrij weinig aandacht voor vergaderlocaties. De team meeting vindt altijd plaats in hetzelfde bedompte of juist tochtige vergaderzaaltje en de vergadering met je belangrijkste klant geschiedt in een kille inspiratieloos kantoor in het bedrijf. Vergaderlocaties kunnen echter een positief effect op de deelnemers en daarmee op het resultaat hebben. Het loont dus om wat meer aandacht aan de locatie te geven.
Goede vergaderlocatie vindenHet vinden van een goede locatie begint met inzicht in de deelnemers van de vergadering. Niet alleen het aantal deelnemers is belangrijk, ook het type mensen is van belang. Met een groep van tien deelnemers, hoef je geen zaal voor 150 mensen te huren en een groep programmeurs heeft andere eisen aan een vergaderlocatie dan een gezelschap kleding inkopers. Ook de reisafstand is van belang. Je kunt eenvoudig online zoeken naar vergaderlocaties die aan de criteria voor de specifieke deelnemers aan de vergadering voldoen. Zo is het bij een gezelschap programmeurs belangrijk dat er supersnel internet beschikbaar is tijdens de vergadering. Tevens moet er voldoende ruimte zijn voor alle laptops. Bij de groep kleding inkopers, moet er juist ruimte zijn om samples van de in te kopen kleding uit te stallen.
Andere locatie geeft inspiratieVergaderen op een andere locatie dan de eerdergenoemde vergaderzaal in het bedrijf, kan zorgen voor nieuwe ideeën en extra inspiratie. Doordat de medewerkers en managers even weg zijn uit de business as usual omgeving, kunnen ze zich focussen op de onderwerpen van de vergadering. Zeker als het om strategische vergaderingen gaat waarbij toekomstplannen en -visie van de deelnemers verwacht worden, dan is een andere locatie een goed idee. Maar ook als een team vastloopt op een probleem of slecht functioneert vanwege interne strubbelingen, kan een verandering van omgeving een positief effect hebben. In een andere omgeving kom je eerder tot nieuwe inzichten en ben je eerder bereid om out of the box te denken.
Catering niet onderbelicht latenNaast de vergaderzaal zelf, is het ook belangrijk om aandacht voor de catering te hebben. Binnen het eigen bedrijf is de lunch vaak een individueel moment. Tijdens een vergadersessie op een andere locatie kunnen tijdens een gezamenlijke lunch juist de beste ideeën ontstaan. |
