Hoe kwetsbaar is jouw bedrijf voor onverwachte gebeurtenissen?

De meeste werkdagen verlopen zonder grote problemen. Toch kan er binnen een bedrijf altijd iets onverwachts gebeuren. Denk aan een systeem dat niet werkt of een leverancier die plots niet levert. Vaak is zo’n probleem op zichzelf nog wel op te lossen, maar het kan de dagelijkse werkzaamheden behoorlijk verstoren. Zeker als je bedrijf sterk afhankelijk is van bepaalde mensen, systemen of leveranciers. Het is dan ook goed om inzichtelijk te krijgen hoe kwetsbaar jouw bedrijf is voor onverwachte gebeurtenissen. 

Kijk naar waar je afhankelijk van bent

Ieder bedrijf heeft een aantal zaken die nodig zijn om het dagelijkse werk uit te voeren. Voor een webshop kan dat het bestelsysteem zijn en voor een productiebedrijf is dat een bepaalde machine. Breng daarom eens in kaart waarvan je bedrijf afhankelijk is. Wat gebeurt er als een systeem een dag niet werkt? Kun je verder wanneer een leverancier een week later levert? En zijn er alternatieven beschikbaar? Je hoeft niet voor ieder denkbaar probleem een uitgebreid noodplan te maken. Alleen al weten waar de kwetsbare punten zitten, helpt om gerichter maatregelen te nemen.

Zorg voor alternatieven

Als je volledig afhankelijk bent van één leverancier, één systeem of één persoon, kan een relatief klein probleem grote gevolgen krijgen. Een alternatief achter de hand hebben kan dan handig zijn. Dat kan bijvoorbeeld een tweede leverancier zijn voor belangrijke materialen. Bij digitale systemen kan een back-up ervoor zorgen dat gegevens niet direct verloren gaan. En voor belangrijke werkzaamheden binnen het team is het prettig wanneer meer dan één medewerker weet hoe ze moeten worden uitgevoerd.

Vergeet je medewerkers niet

Ook de beschikbaarheid van medewerkers is belangrijk om het dagelijkse werk door te laten gaan. Wanneer een collega op vakantie gaat, kun je werkzaamheden meestal vooraf verdelen. Bij onverwachte uitval is die voorbereiding er niet altijd. Zeker in een klein team kan ziekte daardoor direct merkbaar zijn. Werk blijft liggen of collega’s moeten tijdelijk taken overnemen. Het helpt als belangrijke informatie toegankelijk is en vooraf duidelijk is wie bepaalde werkzaamheden kan oppakken. Langdurige ziekte brengt voor een werkgever daarnaast financiële en administratieve verplichtingen met zich mee. In dit artikel lees je hoe je jouw bedrijf goed kunt voorbereiden op onverwachte ziekte binnen het team. 

Spreek af wie actie onderneemt

Bij een onverwachte situatie is het handig als duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie neemt contact op met een leverancier als een levering uitblijft? Wie schakelt de IT-partner in bij een storing? En wie informeert klanten wanneer een planning niet gehaald kan worden? Je hoeft daarvoor niet ieder mogelijk scenario uitgebreid uit te werken. Voor de belangrijkste onderdelen van je bedrijf kun je wel een vervanger of aanspreekpunt aanwijzen. Leg deze afspraken vast en controleer af en toe of ze nog kloppen. Zo kan er sneller worden gehandeld wanneer er daadwerkelijk iets gebeurt.